Nesta Edição:

COMO PARTICIPAR EM FEIRAS

A participação em feiras setoriais exige do gestor de vend12 inúmeras providências para colher os frutos deste tipo de investimento que é geralmente alto.

Discordamos da percepção corrente de que a feira não é para vender. Se não for para vender qual é afinal o objetivo da empresa investir alto em pessoas, dinheiro e tempo?

A participação em feiras, como qualquer outro investimento em marketing deve se refletir no volume de vend12, no acréscimo de clientes e principalmente na observação do movimento dos concorrentes. Uma feira é o local exato para avaliar o quanto nossos produtos estão alinhados com as necessidades dos nossos clientes e quais são os diferenciais competitivos em relação aos outros expositores.

Outro ponto a observar é o tipo de feira do qual a empresa pretende participar. Genericamente falando temos dois tipos de feira;

Aberta ao público: São feiras organizadas para atrair os consumidores finais dos produtos e os expositores se organizam para divulgar lançamentos ou mesmo vender os produtos durante o evento. Neste tipo de feira a atenção máxima do expositor se concentra em colocar uma estrutura de atendimento e apoio para prestar informações ou mesmo vender os produtos para um grande número de interessados. Neste caso o enfoque é velocidade de atendimento e uso intensivo de folhetos promocionais. O treinamento necessário à força de vend12 fica resumido nas características de aplicação do produto e/ou nas condições de venda. A decoração é aberta e o conteúdo do estande dá ênfase aos produtos simulando um lay-out de loja.

Exclusiva a compradores: São feiras com acesso restrito através de convites expedidos pelos expositores aos clientes que os mesmos desejam atrair para a feira. Neste ponto há algumas atividades fundamentais. A primeira refere-se aos organizadores ou promotores que tem como responsabilidade principal o esforço de divulgação e atração de visitantes qualificados para o evento a partir de listas fornecidas pelos expositores. A segunda providência é a de oferecer facilidades aos visitantes tais como hospedagem e traslado entre hotéis e o local da feira. A terceira ação para atrair visitantes é de responsabilidade dos próprios expositores ao elaborar convites atraentes e colocar a força de vend12 a serviço da divulgação da feira.

OS PASSOS PARA ORGANIZAR A PARTICIPAÇÃO EM FEIRAS.

O gerente de vend12 precisa ordenar uma extensa lista de atividades para que, ao final da feira, os resultados sejam compensadores. A preparação de uma feira feita com tempo e de forma ordenada traz benefícios para a empresa, para a força de vend12 e para os clientes que queremos ver em nosso estande.

ANTES DA FEIRA:

Definir o calendário de feiras em que a empresa vai participar.
As empresas têm a sua disposição inúmeras feiras internacionais, nacionais e regionais. Em princípio todas tem algum tipo de vantagem e a presença da empresa traria benefícios. Contudo o gestor de vend12 deve buscar escolher eventos que levem em consideração alguns pontos:

- Qual o objetivo da empresa ao participar de cada uma das feiras?
- Os clientes para os quais eu quero apresentar os meus produtos estarão nesta feira?
- Os custos de participação serão compensados por qual tipo de benefício tangível?
- A empresa tem recursos para investir e pessoal para atender, de forma eficiente, as diversas feiras das quais pretende participar?

Escolha da feira e metragem de área.
Após levar em consideração os pontos anteriores o gestor de vend12 precisa definir para cada uma das feiras em que pretende expor qual vai ser o posicionamento da empresa. O gestor pode dividir as feiras em duas categorias. Feiras em que pretende apenas marcar presença por tradição ou demandas dos clientes locais. Neste caso o investimento em pessoal e dinheiro é menor. Outra categoria é a de feiras em que a empresa pretende destacar-se dos concorrentes e firmar posicionamento perante os clientes. Nesta alternativa o investimento será proporcional ao tipo de imagem que o expositor quer transmitir.
Obs. Mesmo que algumas feiras utilizem estandes padronizados a diferença pode ser estabelecida pela decoração interna, pelo serviço ofertado e pela atuação da força de vendas.

Definição da abordagem do estande e tipo de decoração e mobiliário.
O estande deve ser concebido para agradar ao tipo de cliente visitante e não como competição entre expositores. Um conceito que ao poucos vai se incorporando ao projeto de estandes é o da “ambiência”, termo utilizado para descrever o conjunto de itens físicos de um estande que incentivem a visitação e a compra. Não se trata de lay-out bonito ou chamativo, nem de farta distribuição de comida e bebida ou belas recepcionistas. Trata-se de pensar o ambiente do estande como um local em que os clientes sintam-se bem e por conseqüência permaneçam mais tempo em seu interior facilitando a abordagem da força de vendas. Vários profissionais de arquitetura já utilizam estes conceitos ao projetar estandes que levem em conta este conceito. Tudo passa a ser parte de uma idéia e um conceito, as luzes, o mobiliário, a disposição física dos produtos, os cartazes, etc.

Definir o tipo de serviço, alimentação e bebidas.
A probabilidade de vender será maior quando os cinco sentidos, olfato, paladar, audição, visão e tato, estiverem ativos. Conquistar e manter o cliente dentro do estande é uma habilidade especial. Nenhum tipo de bebida ou comida manterá os clientes por perto se os produtos e o atendimento da força de vend12 forem deficientes. Por isso, investimento em serviço, alimentos, bebidas e sonorização, devem levar em conta a imagem que o expositor quer transmitir aos seus clientes. Deve haver unidade e coerência entre os produtos, a decoração, o serviço do estande e o tipo de cliente que visita.

Definir número de atendentes, vendedores e pessoal de apoio e esclarecer as tarefas de cada um durante o evento.
A vantagem de tomar algumas decisões com tempo hábil é a possibilidade de preparar de forma adequada os diversos personagens que irão participar da feira. Simular o ambiente de atendimento e identificar pontos que precisam ser corrigidos ou mudanças que precisam ser feitas é uma boa maneira de prepara-se para uma feira. Definir quem faz o que e quais os recursos necessários para um bom desempenho serve para dar segurança a todos os envolvidos no processo da feira.

Elaborar cronograma de treinamento de quem vai participar da feira.
Mesmo que haja a crença de que todos sabem o que fazer durante uma feira o gestor de vend12 deve conferir alguns pontos antes de assumir esta crença, elaborando algumas perguntas:
- Os vendedores sabem como os produtos são fabricados?
- Os vendedores sabem quais as matérias-primas são utilizadas nos produtos?
- Os benefícios, aplicação e as características técnicas dos produtos são conhecidas pelos vendedores?
- Os vendedores dominam os fundamentos da técnica de vend12 e negociação?
- Os vendedores sabem dizer claramente quais as diferenças entre a sua empresa e os concorrentes?
- Quais as informações sobre os clientes que os vendedores terão disponíveis na feira?
- Como cada um dos vendedores divulgará a presença da empresa na feira?
- Quais os problemas e falhas verificadas na última participação da empresa em feiras?
- A empresa tem claro o que espera desta feira?

A partir destes questionamentos o gestor de vend12 pode definir as necessidades de treinamento para preparar a sua força de vend12 e os demais participantes da feira para que tenham um desempenho superior e alcancem os objetivos traçados.

Elaborar cronograma de atividades antes e durante a feira.
Um cronograma bem elaborado de providências relativa a feira tem enorme relevância por antecipar problemas, identificar corretamente o montante de recursos e principalmente propiciar a todos os envolvidos uma visão completa de tempo e responsabilidade. As diversas atividades que precisam ser desenvolvidas precisam estar listadas juntamente com tempo, custo e responsável. Desta forma o gestor de vend12 pode delegar tarefas e concentrar-se naquilo que é mais relevante e significativo na preparação de uma feira.

Preparar folhetos, convites e outros materiais a serem usados antes e durante a feira.
O material de comunicação tem importância fundamental antes e durante uma feira. O primeiro é o convite aos clientes. Deve estar em linha com o posicionamento da empresa e a característica dos clientes. Um convite bem elaborado, atrativo é mais um estimulo aos clientes para visitarem a feira e principalmente o estande de quem os convidou. O anúncio de brindes ou vantagens para compras feitas durante a feira, constando no convite, também é outro fator de atração de visitantes. Bonés, camisetas e sacolas não substituem catálogos ou folhetos. O material gráfico a ser utilizado durante o evento precisa estar em sintonia com a proposta da empresa, o tipo de cliente visitante e os produtos que são expostos. É importante que o cliente possa levar consigo algum material promocional com os produtos da empresa.

Preparar material a ser utilizado pela força de vend12 durante a feira.
Amostras de produtos, tabelas de preço, política comercial clara, prazos de entrega definidos, informações sobre os clientes, limites de crédito, etc. Tudo isso é parte integrante do “enxoval” que o vendedor precisa receber antes da feira para obter o máximo de rendimento. O gestor deve evitar que os vendedores precisem improvisar o atendimento ou consultar freqüentemente supervisores ou o próprio gerente sobre as condições de venda. Durante a feira a hierarquia de vend12 deve concentrar-se em duas tarefas básicas:
- Observar o trabalho dos vendedores para efetuar correções na reunião do dia, e:
- Reforçar o vínculo da empresa com os clientes.

DURANTE A FEIRA:

Após as providências relativas aos preparativos da feira é importante que antes da abertura dos trabalhos haja uma reunião com todos os participantes onde serão abordados:
- os objetivos gerais da feira;
- revisão da política comercial;
- estratégia frente a um ou mais concorrentes;

Outro ponto importante nesta fase é propiciar aos vendedores palestras ou treinamentos rápidos visando prepará-los para obterem melhor desempenho durante a feira.

O diferencial competitivo das empresas está na qualificação da sua força de vendas. Os investimentos feitos em novos produtos e melhoria da qualidade só tem efeito prático se a equipe de vend12 propagar estes benefícios junto aos clientes.

Reunião diária de avaliação:
Esta reunião deve ser feita uma hora antes da abertura do estande para atendimento e o gestor de vend12 deve ter em mãos o valor vendido no dia anterior, o número de clientes atendidos, as observações sobre atendimento feitas por ele e pelos supervisores, as informações a respeito dos concorrentes que estão expondo e problemas ocorridos. O objetivo é fazer uma avaliação quantitativa e qualitativa do que ocorreu no dia anterior. Todos os vendedores e pessoal de apoio devem estar presentes. Nesta reunião são dirimidas dúvidas, refeitas as combinações e principalmente analisadas as performances individuais dos vendedores. A reunião deve terminar com uma manifestação do gerente incentivando a equipe a enfrentar o desafio de cumprir com os objetivos acordados.

Reunião final de Avaliação:
Esta reunião deve ser feita após o encerramento da feira e o gestor de vend12 deve ter em mãos o valor vendido durante a feira, o número de clientes atendidos, clientes convidados que não vieram à feira, as observações sobre atendimento feitas por ele e pelos supervisores, as informações a respeito dos concorrentes que estão expondo e problemas ocorridos. O objetivo é fazer uma avaliação quantitativa e qualitativa do que ocorreu durante a feira. Todos os vendedores e pessoal de apoio devem estar presentes. Nesta reunião são analisados as performances individuais dos vendedores e os motivos do alcance ou não dos objetivos. A reunião deve terminar com uma manifestação do gerente incentivando a equipe a enfrentar o desafio de cumprir com os objetivos acordados através do plano de visitas pós-feira.

PÓS-FEIRA

Ao retornar à base o gestor de vend12 deve fazer uma análise minuciosa da venda feita a cada cliente ou das promessas de compra acertadas na feira. Analisar criteriosamente o desempenho de cada um dos seus vendedores e identificar quem se destacou e quem obteve resultado aquém do esperado. Estas informações permitem ao gestor de vend12 a correção de rumos e o incentivo aos bons profissionais da venda.

Este conjunto de informações deve ser imediatamente compartilhadas com os demais gerentes da empresa para que os mesmos possam adequar suas áreas em função dos resultados da feira.

Carta de agradecimento:
Recomenda-se que o gerente escreva, após a feira, três tipos de cartas:
- Carta agradecendo aos clientes que compraram na feira;
- Carta aos clientes que visitaram a feira;
- Carta aos vendedores e pessoal de apoio agradecendo o trabalho prestado.
Obs.: As cartas devem ser nominais.

Estas recomendações não esgotam o assunto “participação em feiras” mas propiciam um guia de reflexão para que o gestor de vend12 possa adequá-las à sua empresa e setor de negócios tornando os resultados mais consistentes.

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