CONVENÇÕES DE VENDAS

Estamos chegando ao final do ano e os gerentes de vend12 precisam planejar 2005.
Após a realização das reuniões internas de planejamento o gerente tem em suas mãos alguns desafios para o próximo ano. Aumentar a participação no mercado, melhorar a rentabilidade, conseguir novos clientes, reduzir a inadimplência, entre outros tantos.

O grande desafio está em transmitir à força de vend12, de forma clara e objetiva, a estratégia comercial para o próximo ano. A maioria das empresas opta por fazer esta comunicação durante a convenção de vend12, e é sobre isso que vou tecer alguns comentários.

A força de vend12 pode ser reunida periodicamente para diversos objetivos:
- lançamento de um novo produto ou serviço;
- recombinação dos objetivos de vend12;
- mudança nas estratégias de preço ou mercado;
- lançamento de campanhas promocionais ou de premiação;
- reação ao ataque da concorrência;
- treinamento em aplicação;
- treinamento em técnicas de venda.

Na prática, sempre que houver alguma mudança significativa na política comercial da empresa a força de vend12 deveria ser reunida para receber as novas orientações e esclarecer dúvidas. Contudo, quer seja pelo alto custo destas reuniões, ou mesmo pela dificuldade que as empresas têm em confrontar-se com o mercado e sua voz (a força de vend12), a periodicidade destes encontros fica geralmente entre uma e duas vezes por ano.

Em algumas situações percebemos que a convenção não passa de uma rotina da área comercial, onde ano após ano, é repetido o mesmo processo sem nenhuma mudança ou resultado consistente. Todos ficam reunidos, as reclamações são as mesmas dos anos anteriores, os discursos e até o cardápio do jantar de confraternização são os mesmos. A força de vend12 retorna à sua base e fica tudo por isso mesmo.

Precisamos entender que a convenção de vend12 é um prolongamento da relação entre a empresa e sua equipe de vendas. Não é possível promover a integração desta equipe em dois ou três dias, se durante um ano inteiro cada um trabalhou por si. A convenção de vend12 também não deve servir de palco para exibicionismos, constrangimentos ou humilhações. Deve ser uma reunião séria, com objetivos bem definidos.

O que esperar de uma convenção de vend12?

Quando pensamos em realizar uma convenção de vend12 precisamos ter claros alguns objetivos e definições:

a) Qual o resultado esperado a partir da convenção?
b) Qual será o foco central dos trabalhos?
c) O que é relevantes para ser tratado em conjunto?

A prática de reunir periodicamente a força de vend12 para examinar os resultados obtidos e projetar os objetivos futuros tem sido um dos principais fatores de motivação para quem trabalha em vendas. A possibilidade de reunir num mesmo local as pessoas que tem o contato direto com os clientes e os responsáveis pelas estratégias da empresa tem propiciado importantes correções de rumo nos planos das empresas.
A partir da profissionalização das equipes de vend12 das empresas surgiu a necessidade de captar o aprendizado obtido na relação direta com o cliente. Este conhecimento está depositado integralmente no vendedor/representante e deve ser aproveitado ao máximo pela empresa.

Outros fatores são incentivadores da realização das convenções de vendas. Em relação aos vendedores externos que permanecem uma parte considerável do tempo sem ter um contato direto com a empresa, a convenção tem o papel de reforçar o vínculo com a empresa e a equipe interna de apoio ao seu trabalho no campo. Em relação aos vendedores internos a oportunidade de avaliar de forma consistente o seu desempenho e sua relação com a empresa.

Além do exposto temos a convicção de que a medida que a empresa negociar adequadamente seus objetivos levando em conta a opinião dos responsáveis pela venda (força de vend12) estaremos proporcionando um grau de participação e comprometimento que será um forte incentivador para a melhoria do desempenho individual e da empresa como um todo.

Quando fazer a convenção de vendas.

A prática usual das empresas tem sido a de realizar convenções anuais mas, com o tipo e velocidade das mudanças ocorridas no mercado muitas empresas tem realizado convenções semestrais e até trimestrais. Desta forma é possível recombinar com a força de vend12 novos objetivos ou novas prioridades de forma homogênea. A pauta também vem passando por mudanças radicais dedicando a maior parte do tempo em ouvir as opiniões da sua força de vend12 sobre o mercado, produtos e concorrentes.

A experiência tem demonstrado que existem algumas regras que devem ser observadas na realização de convenções de vend12, pois existem assuntos incompatíveis de serem tratados não mesmo momento. Por exemplo, lançamento de um novo produto sendo discutido com os objetivos de vend12 deste mesmo produto.

Ao fazer tal solicitação a empresa não permitiu que a equipe de vend12 tivesse o tempo necessário para refletir e avaliar a receptividade do mercado ao novo produto. A época de realizar convenções de vend12 varia para cada tipo de negócio, sendo fundamental considerar que é necessário transcorrer um tempo adequado entre o evento e o início do período de vigência dos objetivos. Temos muitas dúvidas das convenções realizadas as vésperas de feiras setoriais quando são acumulados vários assuntos, tais como: Exame do desempenho passado, lançamento de novos produtos e negociação de objetivos futuros. Seria mais adequado que a convenção pudesse ser realizada com a antecedência necessária para haver um exame mais aprofundado destes tópicos.

Assuntos que devem fazer parte de uma convenção.

Como já foi abordado a eficácia das convenções tem relação direta com o número de assuntos incluídos em pauta. A redução dos intervalos entre um encontro e outro diminui o problema de acumulo de itens a serem abordados. Mas a lista básica que deve fazer parte da pauta das convenções deve ser:

- Exame do desempenho individual da equipe de vend12 desde o último encontro;
- Exame da relação da empresa com seus principais clientes;
- Consolidar informações sobre cada concorrente individualmente;
- Examinar o desempenho dos produtos por tipo de cliente, área geográfica, aplicação, etc.;
- Examinar as dificuldades que cada vendedor está encontrado na sua área de atuação;
- Identificar dificuldades de desempenho da equipe de vend12 atribuídas aos setores de apoio da empresa;
- Identificar grau de motivação em pertencer a equipe de vend12 da empresa.
- Identificar dificuldades ligadas ao desconhecimento técnico do produto e sua aplicação.
- Expor aos vendedores novos produtos e as justificativas do lançamento;
- Descrever detalhadamente campanhas de mídia e promoções com sua respectivas justificativas e objetivos;
- Negociar e definir objetivos quantitativos para cada membro da equipe de vend12;
- Esclarecer quais serão os critérios de avaliação vigentes para o período futuro;
- Definir aos vendedores os canais de acesso à empresa por tipo de assunto;
- Informar aos vendedores como eles receberão as informações referentes ao seu desempenho;
- Negociar a melhor data para o próximo encontro e qual ser a pauta de discussão.

Obs.: Outros assuntos poderão fazer parte dos encontros conforme a necessidade da empresa ou urgência do assunto.

É necessário frisar que a empresa deve se preparar antecipadamente para a condução dos assuntos e obtenção do máximo rendimento em cada reunião.

"Planejar é acima de tudo um ato de respeito com as pessoas responsáveis pelo alcance dos objetivos que propomos."

Como elaborar um programa para a convenção de vendas.

Ao elaboramos um programa de convenção precisamos observar três aspectos.

O vínculo vendedor/empresa, o grau de conhecimento dos produtos e do processo de vend12 e a clareza dos objetivos a alcançar.

O programa a seguir procura propiciar à equipe de vend12 um grau de participação elevado para que a empresa obtenha ao final do processo um nível de comprometimento que assegure que o esforço de vend12 será realizado e os objetivos sejam alcançados. É oportuno recordar que os resultados dependem do tempo dedicado a cada tópico o que permitiria uma discussão mais aprofundada sobre cada item.

Pauta para uma convenção de vendas.

Objetivo 1: Examinar e discutir o vínculo do vendedor com a empresa.

Neste espaço é importante propiciar aos participantes pontos de reflexão sobre os seu trabalho e a sua inserção na empresa. Exemplo: Dividir os participantes em grupos de no máximo 6 participantes para opinar sobre as seguintes questões:

- Listar 5 pontos positivos da empresa.
- Listar 5 pontos negativos da empresa.
- Listar o que tem sido fator de satisfação dos clientes.
- Listar o que tem sido fator de insatisfação dos clientes.
- Quais os fatores externos a empresa estão afetando o desempenho da equipe de vend12?
- Que os fatores internos da empresa estão afetando o desempenho da equipe de vend12?
- Quais são os principais concorrentes?
- Em que pontos o concorrente é melhor que a empresa?
- Em que pontos o concorrente é inferior a empresa?
- Quais as providências que a empresa deveria tomar para se destacar da concorrência e apoiar a equipe de vend12?
Estas questões devem ser apresentadas ao plenário, para o conjunto de vendedores eleger as prioridades, que na sua opinião melhorariam o desempenho geral do seu trabalho.

Objetivo 2: Verificar o grau de conhecimento do produto e do processo de vendas.

Neste espaço é importante introduzir assuntos que possibilitem a empresa examinar o grau de conhecimento que os vendedores tem dos produtos da empresa , da sua aplicação e do processo de vendas. Este tipo de discussão segue a mesma dinâmica proposta no item anterior, ou seja. Reunião preliminar entre os grupos e conclusão em plenário.

Questões a discutir.
- Desempenho dos produtos por tipo de cliente, região geográfica.
- Tipo de cliente onde o produto tem maior aceitação.
- Atributos do produto que o tornam comercializável.
- Aplicações dos produtos.
- Material promocional.
- Atualização tecnológica dos produtos.
- Comparação do conhecimento da equipe de vend12 em relação a concorrência.
- Medidas a tomar em relação a melhoria de conhecimento sobre o produto e sua aplicação.
- Medidas a tomar para melhorar o conhecimento da equipe de vend12 em técnicas de venda.

Objetivo 3: Tornar os objetivos do período seguinte conhecidos e consistentes.

Para cumprir adequadamente esta fase da convenção a empresa deve preparar o acompanhamento histórico de cada vendedor, produto e cliente com o objetivo de fornecer aos vendedores as bases para o planejamento do período seguinte. A estes dados devem ser agregados os objetivos globais da organização, tais como:

- Volume de vend12 pretendido, margem de contribuição, faturamento, prazo de pagamento, linhas com maior ênfase, etc. O sistema de premiação e incentivo deve estar claro e a quais metas está ligado.

De posse destas informações os vendedores podem elaborar individualmente os seus objetivos para o período seguinte, sendo que o fechamento dever ser feito em plenário.

É importante que uma análise do cenário econômico do período passado e tendências para o período futuro abram esta etapa da convenção. Os dados de conjuntura global e setorial servirão para dar maior consistência ao trabalho de planejamento.

As etapas propostas para uma convenção de vend12 tem cada uma objetivos e utilidades diferentes, por isso não é produtivo concentrá-las num único evento.

Para concluir salientamos que a convenção de vend12 é um poderoso instrumento de incentivo à equipe de vend12 e um canal privilegiado de relação da empresa com o mercado em que atua.

Autor: Vitor Hugo A. Toss, Consultor em Marketing , especialista em Gestão da Força de Vendas. email: gestao@gestaodevenda.com.br