ADMINISTRAÇÃO DE VENDAS.

No ezine anterior falamos sobre a importância do "Assistente de Vendas" para auxiliar o gerente na coleta e análise de informações úteis para a tomada de decisões.
Neste boletim vamos abordar a importância da área administrativa de vend12 e propor algumas reflexões sobre suas tarefas.

O fluxo de pedidos da maioria das empresas passa por algumas etapas básicas.

Fase I - Recepção; Conferência e Liberação.

Fase II – Fornecimento de informações solicitadas pelos clientes ou vendedores e representantes.

Mesmo que as empresas contem com modernos sistemas informatizados e a internet já exista há pelo menos 10 anos algumas destas tarefas continuam sendo executadas como na "idade da pedra", senão vejamos.

- O FAX continua sendo largamente empregado para a remessa de pedidos pelos vendedores ou representantes;
- A enorme quantidade de ligações que a empresa recebe diariamente da força de vend12 solicitando informações sobre possibilidades de desconto e prazos de entrega, que precisam ser informadas ao gerente para depois serem retornadas aos solicitantes;
- A quantidade de tempo despendida pelo pessoal administrativo de vend12 fazendo ligações e localizando a força de vend12 para esclarecer dúvidas quanto aos pedidos ou mesmo tentando entender a caligrafia e as abreviações utilizadas no seu preenchimento;
- A quantidade de tempo utilizada para atender clientes e informá-los que “no momento não pode fornecer a informação solicitada”, mas “ligaremos mais tarde”;
- O esforço para localizar o pedido do cliente internamente, fazer ligações para diversos setores, falar com várias pessoas e finalmente ligar para o cliente e informar que “provavelmente seu pedido será entregue na data tal”, ou “a área de produção informou que o seu pedido será entregue em tal data”;
- O número de pedidos que não atendem as normas da política comercial;
- O número de pedidos que ficam aguardando liberação do setor financeiro, mas que permanecem com suas datas de entrega originais;
- A quantidade de pedidos que está parada na expedição pela falta de algum ou alguns itens;
- O tempo gasto em digitar os pedidos;
- O tempo gasto conferindo e corrigindo os pedidos digitados;
- E finalmente o tempo gasto coletando informações que já estão disponíveis no relatórios do sistema mas que o solicitante não “tem tempo”ou não sabe como consultar.

Antes de prosseguir algumas palavras sobre pessoas e líderes.
O maior desafio que os líderes enfrentam todos os dias é o de manter suas equipes motivadas e com índices de produtividade crescentes. Os meios mais comuns para atingir estes objetivos estão na relevâncias das tarefas executadas e na percepção de que o trabalho de cada um está agregando valor ao produto ou serviço comercializado pela empresa.

O que pode ser dito, neste sentido, para as pessoas que trabalham na “administração de vend12”?
O que dizer de uma área que dia após dia ocupa o seu tempo corrigindo erros que não deveriam existir, buscando informações que já estão disponíveis e refazendo um trabalho que já foi feito?

Na área administrativa de vend12 deságuam as falhas e omissões da estrutura comercial da empresa.

Qual o valor agregado e digitar pedidos, que deveriam ser inseridos automaticamente no sistema por quem os preencheu?
Qual o valor agregado em buscar informações que deveriam seguir automaticamente para os clientes e a força de vend12?

Estas reflexões tem como objetivo despertar nos gerentes de vend12 a necessidade de reavaliar o papel e as tarefas da sua área administrativa de vend12, verificando em que tarefas está sendo alocado o tempo das pessoas. O levantamento é simples e basta que o gerente solicite a cada um que aponte diariamente o tempo gasto e as tarefas executadas. Ao final de um mês basta somar os tempos de cada tarefa e classificá-las em ordem decrescente.
O gerente terá um quadro do tempo gasto pela administração de vend12 em cada tarefa e poderá organizar programas para eliminar as causas do desperdício de tempo e recursos.

Vamos analisar duas das tarefas que ocupam mais tempo na administração de vend12:

1 - Conferência e digitação dos pedidos no que se refere a exatidão dos itens, preços e condições de pagamento.
Para eliminar esta tarefa são necessários três procedimentos: O primeiro procedimento é a clareza da política comercial em relação as negociações. Basta não aceitar pedidos fora das normas e isto o sistema pode fazer automaticamente.
O segundo procedimento é propiciar à força de vend12 facilidades para a inserção dos pedidos no sistema da empresa via internet, priorizando os pedidos que chegarem desta forma. O terceiro procedimento é excluir da força de vend12 os “profissionais” que não investem no seu aperfeiçoamento pessoal e na sua estrutura de trabalho. Computador, e-mail e celular são itens básicos para quem trabalha em vendas.
A utilização do FAX para a troca de informações entre a força de vend12 e a empresa é obsoleta e aumenta a probabilidade de erros, tanto pela leitura como pela digitação.

2 – Coletar informações internas para responder dúvidas da força de vend12 ou dos clientes.

Esta é outra tarefa que demanda um tempo considerável da área administrativa de vend12, pois envolve receber a solicitação, entender a dúvida, coletar as informações internas e retornar ao solicitante. Neste processo nem sempre es informações que existem na empresa estão disponíveis para a área administrativa de vendas. Há, muitas vezes, alguma relutância, pelas áreas envolvidas em fornecer informações corretas que serão passadas aos clientes ou à força de vend12, gerando insegurança e o tradicional discurso “conforme nossa área de produção....”. Resumindo o cliente ou a força de vend12 ficam sem uma resposta clara e firme sobre as suas dúvidas.

Se atentarmos para as outras tarefas vamos verificar que a maioria ou totalidade referem-se a correções de erros ou omissões de quem, de fato, deveria executar as tarefas.

Ao gerente de vend12 cabe questionar seriamente no que a sua área administrativa de vend12 está ocupando tempo. Deste exame surgirão, com certeza, inúmeras idéias de melhoria do processo interno e externo de vend12, possibilitando aos profissionais que trabalham nesta área agregar valor nas tarefas executadas.

Autor: Vitor Hugo A. Toss, Consultor em Marketing , especialista em Gestão da Força de Vendas.
email: gestao@gestaodevenda.com.br

Boa sorte, e boas vendas.
Nos encontramos na próxima semana.